jueves, 12 de noviembre de 2015

Aprenda a delegar funciones

Delegar funciones es un principio administrativo, indispensable para culminar con éxito cualquier proyecto.  Esta norma gerencial es útil en todos los sectores de la economía (agricultura, comercio, servicios, industria, telecomunicaciones...). Es una etapa del proceso administrativo que todo buen jefe, debe utilizar tanto en la empresa privada como en la administración pública.

Aplicar este principio pareciera fácil. De hecho la mayoría de administradores delegan funciones a los subalternos, aunque lo hagan de forma rudimentaria. No obstante, se cometen muchos errores que inciden en el resultado final del trabajo.

Repartir las tareas entre los colaboradores le quita una “enorme carga” al jefe, de modo que éste pueda ocuparse de otros asuntos. “Así piensan muchos expertos en esta materia”, y no están equivocados. Sin embargo, no lo están haciendo correctamente.

En una empresa o institución gubernamental existen prioridades; es decir, hay problemas que requieren atención inmediata; pero, no significa, que los demás temas no sean importantes. Para el buen jefe todo en su entorno laboral es de gran envergadura, ya que para llegar a la meta propuesta, cada elemento por muy pequeño que sea, debe estar en el sitio adecuado. 

Por ejemplo, una compañía que le da poco valor al aseo de las oficinas o a la conducta de la recepcionista: podría estar dañando su imagen como empresa o la calidad del servicio.

Delegar funciones exige del jefe –llámese gerente, administrador, director, ministro, empresario, presidente- conocer detalladamente el perfil de cada empleado. Concluir que un candidato es ideal para el puesto, porque exhibe un montón de títulos universitarios, es un análisis muy superficial. En estos tiempos, cualquier persona mediocre puede tener varias maestrías. En algunos centros de educación superior, los títulos se obtienen con facilidad, hasta por Internet, basta con tener el dinero necesario para cubrir los costos...

El buen jefe debe conocer hasta que punto cada trabajador es responsable, puntual, leal, desprendido, reservado y eficiente… La asignación de tareas que haga, debe estar de acuerdo a las habilidades y cualidades del candidato. En la administración pública se observa con más frecuencia esta falla; ya que se hacen asignaciones o nombramientos, en base a otros factores distintos a la selección adecuada de los candidatos.

Un colaborador creativo, motivado, con carácter, cualidades de liderazgo, deseos de aprender, es más útil para una empresa que una lista de títulos universitarios. 

Otro error que se comete, es creer que el jefe simplemente debe sentarse a esperar el resultado final. El administrador siempre debe revisar los resultados parciales, antes del producto final.  Si durante el proceso ocurre algún percance, el subalterno a quien se le delegó la tarea podrá hacer las correcciones oportunas…

El jefe cuando delega funciones se libra de todo el trabajo técnico, pero, no queda eximido de la supervisión o seguimiento que debe realizar.

Si algo sale mal, él (jefe) es el mayor responsable. Muchos errores se descubren demasiado tarde para corregirlos.


Por:                                                                                                                         Eric Enrique Aragón

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