El arte de delegar funciones

¿Por qué debe delegar funciones? La respuesta es sencilla. Si usted lo hace bien, obtendrá mejores resultados; además, logrará llegar a la meta, con suficientes fuerzas para seguir realizando otros proyectos.

Distribuir las responsabilidades, hará que todos los colaboradores o miembros de su equipo de trabajo, se sientan motivados; ya que cada uno estará haciendo un aporte valioso, para que se pueda realizar la labor asignada con eficiencia. En otras palabras, la carga –que a veces es bastante pesada- se estaría repartiendo equitativamente, en base a las cualidades y habilidades de cada persona. Si se fracasa o no se llega a la meta fijada, entonces, lo más seguro, es que la mayoría (colaboradores) tome la decisión, de volver a empezar –a empujar nuevamente la carreta-.

Y si se gana o se alcanza el objetivo previamente establecido, todos los involucrados sentirán una gigantesca satisfacción personal, que únicamente proporciona el éxito, cuando éste se conquista. ¡Y por supuesto! El jefe demostrará ser un excelente líder y eficiente en su trabajo; y todo el equipo lo seguirá. Las organizaciones que han logrado expansión, desarrollo, crecimiento, calidad y la excelencia en sus recursos humanos, tienen algo en común: sus jefes han aprendido a delegar funciones.

¿Cómo aprender este arte?

En primer lugar -y jamás debe olvidarse-: las reglas que forman parte del arte de delegar funciones o tareas, se aplican en cualquier área. Puede ser una empresa, institución gubernamental, ejército, equipo deportivo, iglesia, familia o en cualesquiera otras organizaciones compuestas por seres humanos, y que buscan llegar a una meta.

En segundo lugar: delegar funciones con eficacia, no se consigue de la noche a la mañana. Es un proceso que se aprende y se perfecciona toda la vida. Lo esencial es que se tenga la actitud positiva y se hagan los esfuerzos necesarios, para aprender este complicado arte; pero, necesario para toda empresa. Debe entender que ser jefe o estar a cargo de un grupo de personas; no significa que usted debe hacerlo todo. A veces esta actitud se adopta por miedo a que los subalternos le quiten el puesto de trabajo, ya que cabe la posibilidad de que los colaboradores, aprendan a realizar las tareas, igual o mejor que usted. O simplemente, porque así lo aprendió: “el gerente lo debe hacer todo”; incluso, hasta con una desconfianza y secretismo, en exceso.

Pues, permita que le diga, que está en un grave error, que sólo le traerá conflictos y más conflictos. Llevar en sus hombros una carga demasiado pesada, le ocasionará un desgaste físico y mental, innecesariamente, que lo puede conducir al hospital. Será más propenso a perder el control emocional.

Además, perderá de vista lo prioritario o lo más importante que debe atender el jefe. Le costará más, conseguir que los empleados sean eficientes; ya que serán indiferentes, porque usted no los toma en cuenta. Por último, las críticas hacía usted serán más intensas.

Con respecto al miedo de que lo desplacen de su puesto, no está equivocado; le puedo decir, sin temor a equivocarme, que tiene toda la razón. Vivimos en un mundo competitivo; en el cual todos aspiran a mejorar su salario y posición dentro de una organización. Sin embargo, no hay que asustarse. ¡Esto es normal! Además, es necesario para nuestro crecimiento como trabajadores o profesionales, pues, nos veremos obligados a ser cada día más eficientes y responsables con nuestra labor cotidiana. Aunque lo ideal es que siempre estemos motivados a buscar la superación y no esperar que alguna situación externa nos empuje a ello…

Si usted es disciplinado, puntual, responsable, sigue las instrucciones y reglamentos de la empresa, se instruye y procura siempre hacer sus tareas de la mejor manera: "crea que siempre será competitivo y necesario en una organización". “Gente así, se necesita siempre para el progreso…” Se le considerará un recurso humano valioso.

Con el permiso de ustedes –amigos lectores- quisiera hacer referencia a una historia. A pesar de que ocurrió en la antigüedad, contiene una serie de reglas indispensables para delegar funciones y ser un mejor jefe o gerente. Incluso, son principios que contribuyen a sustentar lo expuesto por grandes especialistas en la materia y por las universidades más prestigiosas del mundo. Son reglas que rigen en la actualidad y que de hecho, son aplicadas con eficacia, por los administradores de las organizaciones empresariales más grandes y poderosas de nuestros tiempos.

La historia gira en torno a unas recomendaciones que le hace un sacerdote, con mucha experiencia a Moisés, quien tenía la delicada misión de conducir a la nación hebrea (Israel), después de que ésta fue liberada por los egipcios (estuvieron bajo cautiverio por un poco más de 400 años). El mismo Dios le había encomendado a Moisés la tarea de dirigir (gerenciar, administrar, liderizar) al pueblo hebreo, en su larga travesía por el desierto, hasta llegar a la Tierra Prometida (hoy Israel).

El sacerdote llamado Jetro (también suegro) le hizo una visita a Moisés; pero, al ver a éste tan agobiado por su trabajo, le hizo algunas recomendaciones para ser más eficiente como administrador:

1. No hagas todo el trabajo; pues, así terminarás muy enfermo y tu pueblo caerá en la confusión y desorden. El trabajo es demasiado pesado para ti; no podrás por más que quieras hacerlo tú solo. (no pretenda ser Dios o Superman).

2. Ahora oye mi voz –dijo su suegro Jetro: yo te aconsejaré y Dios estará contigo en todo momento. (escuche los consejos de las personas con más experiencia y sabiduría; y someta a Dios todos sus proyectos en oración).

3. Enseña al pueblo las ordenanzas y las leyes; muéstrales el camino por donde deben andar y lo que han de hacer. (capacitar a los trabajadores o colaboradores para que entiendan las políticas, reglamentos, leyes, objetivos y metas de la empresa. Ofrecerles un plan de beneficios e incentivos, de modo que se sientan motivados y satisfechos con la organización).

4. Analizar las cualidades, fortalezas y debilidades de cada trabajador, para seleccionar a los apropiados, que se encargarán de algunas tareas. Los asuntos más delicados, graves o importantes los atenderá el jefe (seleccionar al personal adecuado).

5. Diseñar un plan de trabajo que debe seguir cada colaborador, en forma ordenada, consistente y uniforme. Y que permita evaluar los resultados parciales de la gestión, de manera tal que se puedan hacer los correctivos oportunamente.

6. Los colaboradores resolverán los asuntos más livianos. Lo más delicado, grave o importante lo resolverá el jefe y así se le explicará a los subalternos, para que ellos no se tomen las atribuciones que no les corresponde. ¡Claro! Si necesita el gerente apoyarse en las sugerencias e ideas de los colaboradores, los hará partícipes de las alternativas de solución –con mucha prudencia- para que no vayan a interpretar erróneamente que el administrador carece de iniciativa. Siempre el administrador debe mantener el liderazgo y control de todo, sin lugar a dudas o malas percepciones.

7. El líder, o sea el gerente, debe realizar reuniones periódicas con los subalternos, para medir los resultados, avances, logros y dificultades, que se tangan por el camino, y que son normales en toda gestión.

Moisés, mejoró su gestión como administrador, porque supo escuchar y poner en práctica las recomendaciones, de una persona con más experiencia y conocimientos que él.

Véase la historia en el libro Éxodo, capítulo 18, Antiguo Testamento.

Por: Eric Enrique Aragón

31 de marzo de 2011